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電話代行業者からの報告はどのようにくる?

2016-06-20

電話代行業者に依頼して電話を受けてもらえば、どんな内容だったのか、いつどれくらい連絡があったのかなど連絡してもらわなくてはいけません。
報告がちゃんと無ければ、ビジネスに上手に活かすことはできません。

報告の仕方は様々です。
まず一般的なのが電話なのですが、顧客からかかってきた電話を転送して取りついでもらうこともできます。
もちろん不在のときはその旨伝えてもらい、折り返させるかそれとも後から入電をもらうかなどをヒアリングします。

対応内容の報告をしてもらいたい時は、メールが一般的です。
メールだと出先でも素早く確認しやすいですし、緊急の対応が必要だと思ったものは直接顧客へ電話をかけることができます。
電話連絡を頼むこともできるのですが、電話の場合は状況によって取れないこともあります。

素早くチェックできることを考えれば、携帯電話のメールへ報告してもらった方が便利でしょう。
他にも案件によって連絡する部署を変えるといった対応をしてくれる電話代行サービスもあります。

また、メールには音声データを添付することができるため、実際に応対した内容の音声をチェックすることができます。
これなら文字だけの報告よりも、電話の向こうの相手の温度が分かりやすいですね。

特にクレームの一次対応として電話代行を利用する場合には、音声データを送付してくる方法は非常に役に立ちます。
報告方法のスピードでいえば電話、メールの順序なんですが、どちらの手段も取れるような状態にしていた方が便利です。